Tất cả chúng ta đôi khi đều trì hoãn — luôn có điều gì đó thú vị hơn việc đang làm. Sự trì hoãn có nghĩa là trì hoãn hoặc hoãn một nhiệm vụ khẩn cấp và có thể ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất. Để giúp bạn xác định lý do tại sao bạn tạm dừng mọi thứ một cách dễ dàng, đây là năm kiểu người trì hoãn khác nhau.
Một cuộc khảo sát vào năm 2015 cho thấy trung bình một người mất hơn 55 ngày mỗi năm để trì hoãn; lãng phí khoảng 218 phút mỗi ngày để làm những việc không quan trọng. [1] Đây là phép toán:
218 phút / ngày x 365 = 79570 phút = 55,3 ngày
Thật lãng phí thời gian!
Chúng ta thậm chí có thể nói đùa về điều đó trong khi chúng ta trở thành nạn nhân của nhiều kiểu trì hoãn khác nhau. Để chống lại sự trì hoãn chúng ta cần nhận thức rõ về bản thân và thói quen xấu này. Chỉ khi đó, chúng ta mới có thể thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình.
Tìm hiểu năm kiểu trì hoãn và xác định bạn là kiểu người trì hoãn nào.
Table of Contents
Tìm hiểu các kiểu trì hoãn khác nhau
Kiểu người trì hoãn 1: Người cầu toàn
Họ là những người quá chú ý đến tiểu tiết. Một người theo chủ nghĩa hoàn hảo sợ bắt đầu nhiệm vụ vì họ bị căng thẳng về việc làm đúng từng chi tiết. Họ cũng có thể gặp khó khăn trong quá trình thực hiện vì họ quá sợ hãi để tiếp tục.
Lời khuyên dành cho người cầu toàn
Thay vì để nỗi ám ảnh về chi tiết chiếm hết thời gian của bạn, hãy rõ ràng về mục đích của nhiệm vụ và ấn định thời hạn cho mỗi nhiệm vụ để đối phó với kiểu trì hoãn này. [2] Điều này sẽ buộc bạn phải tập trung và hoàn thành nhiệm vụ của mình trong khung thời gian.
Ví dụ: Nếu bạn định viết báo cáo, trước tiên hãy nói rõ về mục đích của báo cáo.
Nếu mục tiêu của báo cáo là trình bày những thay đổi về dữ liệu trong vài tháng qua, đừng đổ mồ hôi quá nhiều khi viết ra nhiều từ đẹp đẽ; thay vào đó, hãy tập trung nhiều hơn vào các số liệu và biểu đồ. Đảm bảo bạn có thể đạt được mục tiêu và không cần làm những việc không giúp bạn đạt được mục tiêu cuối cùng.
Kiểu người trì hoãn 2: Người mơ mộng
Đây là người thích lập kế hoạch lý tưởng hơn là hành động. Họ có khả năng sáng tạo cao nhưng lại cảm thấy khó khăn khi thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.
Lời khuyên dành cho người mơ mộng
Để ngăn bản thân bị cuốn theo trí tưởng tượng vô tận của bạn với kiểu trì hoãn này; hãy lấy lại tinh thần bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể (và có thể đạt được) cho mỗi ngày dựa trên khung SMART. Đặt mục tiêu và chia kế hoạch thành các nhiệm vụ nhỏ để có thể thực hiện ngay lập tức. [3]
Ví dụ: Nếu bạn mong muốn mình thức dậy sớm hơn mỗi ngày, hãy đặt mục tiêu rõ ràng. Ví dụ như “Trong 3 tuần nữa, tôi sẽ thức dậy lúc 6:30 sáng mỗi ngày”.
Sau đó, chia mục tiêu này thành các nhiệm vụ nhỏ hơn:
- Từ tối nay trở đi, tôi sẽ đi ngủ trước 11 giờ đêm.
- Đặt báo thức để nhắc bạn đi ngủ
- Lên lịch tụ tập bạn bè sớm hơn để bạn có thể đi ngủ sớm
- Trong tuần đầu tiên, tôi sẽ thức dậy lúc 7:30 sáng, kể cả vào những ngày không làm việc
- Đi bộ hoặc bơi vào buổi sáng cuối tuần
Ngoài ra, bạn nên phản ánh sự tiến bộ của mình trong khi làm việc. Theo dõi đầu vào và đầu ra của bạn cho từng nhiệm vụ. Từ đó, bạn có thể dễ dàng biết được nhiệm vụ nào lãng phí thời gian và ít quan trọng. Điều này có thể giúp bạn tập trung làm những việc mang lại kết quả tích cực, nâng cao năng suất làm việc.
Kiểu người trì hoãn 3: Kẻ trốn tránh / Kẻ tự lừa dối
Những người lo lắng sợ hãi khi đảm nhận những nhiệm vụ mà họ nghĩ rằng họ không thể làm được. Họ thà bỏ dở công việc còn hơn bị người khác đánh giá khi mắc sai lầm
Lời khuyên cho người trốn tránh
Việc kiểm tra email có vẻ hấp dẫn, nhưng đừng coi việc trả lời email trở thành việc đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn. [4] Thông thường, email không quan trọng, nhưng chúng đánh cắp thời gian và năng lượng tinh thần của bạn trước khi bạn nhận ra điều đó.
Thay vào đó, hãy tập trung vào điều tồi tệ nhất trước tiên để giải quyết kiểu trì hoãn này. Dành buổi sáng của bạn để làm việc mà bạn thấy khó khăn nhất. Điều này sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành tựu và nó sẽ giúp bạn tạo động lực cho một ngày làm việc hiệu quả phía trước.
Cố gắng chia nhỏ nhiệm vụ của bạn thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn. Hiểu được lượng thời gian và năng lượng cần thiết cho một nhiệm vụ nhất định. Đồng thời thực hiện các tính toán thực tế.
Ví dụ: Một báo cáo dài 2000 từ dường như tốn rất nhiều thời gian và công sức. Việc bắt tay vào thực hiện nó có vẻ rất đáng sợ. Nhưng có cách nào để chia điều này thành nhiều phần nhỏ hơn, để nó có vẻ ít đáng sợ hơn không?
Bạn có thể thử điều này:
Giới thiệu: khoảng 100 từ (15 phút)
Mục lục (5 phút)
Báo cáo về tình trạng tài chính: một biểu đồ với 100 từ văn bản hỗ trợ (20 phút)
Nghiên cứu điển hình: 3 trường hợp dựa trên mô hình kinh doanh mới với khoảng 400 từ mỗi trường hợp (mỗi trường hợp khoảng 40 phút)
Kết luận: khoảng 800 từ (30 phút)
Bây giờ nó trông dễ dàng hơn rất nhiều phải không?
Kiểu người trì hoãn 4: Người tạo ra khủng hoảng
Người gây ra khủng hoảng cố tình đẩy lùi công việc cho đến phút cuối cùng. Họ cảm thấy thời hạn (khủng hoảng) thú vị và tin rằng họ đạt hiệu quả tốt nhất khi làm việc dưới áp lực. Tuy nhiên điều này khiến họ quản lý thời gian kém.
Lời khuyên dành cho người tạo ra khủng hoảng
Việc buộc phải gấp rút thực hiện công việc giúp bạn hoàn thành tốt hơn chỉ là một ảo tưởng. Bởi vì thời gian hạn hẹp khiến bạn không còn chỗ để xem xét lại công việc sau đó.
Nếu bạn luôn thực hiện công việc ở những phút cuối cùng, hãy thử sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật này được phát triển bởi doanh nhân người Ý Francesco Cirillo.
Tập trung làm việc cao độ trong khoảng thời gian ngắn, sau đó cho bản thân một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn để phục hồi và bắt đầu lại.
Ví dụ: Sử dụng bộ đếm thời gian và chia công việc phức tạp của bạn thành các phần nhỏ, có thể quản lý được. Khi thực hiện các phần nhỏ đó, hãy cho bản thân nghỉ ngơi để hồi phục.
Mặc dù việc cho não bộ của bạn được nghỉ ngơi thường xuyên có thể tăng hiệu suất của bạn bằng cách sạc lại năng lượng cho não. Tuy nhiên, việc hoàn thành công việc sớm hơn cho phép bạn có thời gian để xem lại công việc; điều đó góp phần nâng cao chất lượng công việc.
Kiểu người trì hoãn 5: Con ong bận rộn
Loại người trì hoãn này là những người kén chọn. Họ gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ vì họ có quá nhiều nhiệm vụ; hoặc từ chối làm việc mà họ cho là không xứng đáng với nỗ lực của họ. Họ không biết cách chọn nhiệm vụ phù hợp nhất với mình và trì hoãn việc đưa ra quyết định.
Lời khuyên dành cho kiểu người trì hoãn bận rộn
Bạn phải xác định rõ các ưu tiên của mình khi gặp phải kiểu trì hoãn này. Các nhiệm vụ quan trọng nên được ưu tiên hơn những nhiệm vụ khẩn cấp; vì “khẩn cấp” không phải lúc nào cũng có nghĩa là quan trọng.
Xác định mục đích của nhiệm vụ và kết quả mong đợi. Các nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ gia tăng giá trị về lâu dài.
Trả lời email có nội dung “vui lòng liên hệ lại với tôi càng sớm càng tốt” có vẻ cấp bách, nhưng trước khi bạn trả lời email đó, hãy nghĩ xem nó quan trọng như thế nào so với các nhiệm vụ khác.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng email được gửi bởi một khách hàng hỏi về tiến độ của một dự án và cô ấy muốn bạn trả lời cô ấy càng sớm càng tốt; Đồng thời, bạn có một nhiệm vụ khác là khắc phục sự cố hậu cần đang ảnh hưởng đến tất cả các dự án đang thực hiện. Bạn nên xử lý cái nào trước?
Chi phí thời gian để trả lời email thấp; lợi ích cũng rất thấp vì bạn chỉ đáp ứng yêu cầu của một khách hàng. Việc khắc phục sự cố hậu cần có thể mất nhiều thời gian hơn; nhưng nó cũng đáng giá hơn rất nhiều. Với việc khắc phục sự cố hậu cần, bạn đang cứu tất cả các dự án đang thực hiện, mang lại lợi ích to lớn hơn.
Các mục hành động cho từng kiểu người trì hoãn
Sau đây là các hành động cụ thể cho từng kiểu người trì hoãn:
Người cầu toàn: Mọi thứ không cần phải hoàn hảo. Đặt mục tiêu cho một nhiệm vụ và đặt lượng thời gian và nỗ lực bạn sẽ dành cho nó để tránh làm quá sức bản thân.
Người mơ mộng: Đừng chỉ lập kế hoạch; thực hiện hành động đối với chúng. Lập danh sách tất cả các công việc cần phải làm và thực hiện từng công việc một.
Kẻ né tránh /Tự nói dối: Hãy bắt đầu với nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày. Việc hoàn thành nó sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành tựu và làm cho tất cả các nhiệm vụ khác có vẻ dễ dàng hơn nhiều. Nếu nhiệm vụ khó, hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để thực hiện dễ dàng.
Người tạo ra khủng hoảng: Đừng cố gắng hoàn thành công việc trong giờ thứ 11. Thay vào đó, hãy sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian, để bạn luôn vượt trước thời hạn của mình.
Con ong bận rộn: Xác định những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng và thực hiện chúng trước. Điều đó sẽ giúp chúng ta tránh lãng phí thời gian vào những việc khác.
Điểm mấu chốt
Bạn có thể nhận thấy hầu hết các đặc điểm của người trì hoãn liên quan đến tư duy. Mọi người cứ trì hoãn công việc vì sợ hãi. Vì vậy điều chỉnh thái độ đối với công việc có thể giúp chúng ta ngừng trì hoãn.
Thay đổi tư duy có vẻ rất phức tạp, nhưng bằng cách làm những việc nhỏ nhất hàng ngày, bạn sẽ quen với cách xử lý công việc. Hãy bắt đầu từ đặt mục tiêu, chia nhỏ nhiệm vụ đến đánh giá giá trị của từng nhiệm vụ.
Theo Lifehack